Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Excel: kostenlose Vorlage für Kleinunternehmer in Österreich

Die meisten Ein-Personen-Unternehmen in Österreich brauchen keine Buchhaltungssoftware, um ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Eine saubere Tabelle reicht - wenn sie die richtigen Spalten hat und am Jahresende das ausspuckt, was dein Steuerberater (oder du selbst) für die Beilage E1a braucht.

Genau dafür ist diese Vorlage gebaut: für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer verrechnen. Du trägst jede Zahlung ein, wählst eine Kategorie, und die Tabelle rechnet dein Ergebnis je E1a-Kennzahl und je Monat aus - und zeigt, wie nah du an der Kleinunternehmergrenze bist.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung, § 4 Abs. 3 EStG) ist die einfache Form der Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben ergibt deinen Gewinn. Keine Bilanz, keine doppelte Buchhaltung. Sie gilt für alle, die nicht buchführungspflichtig sind - als Einzelunternehmer, solange dein Umsatz unter der Grenze des UGB bleibt (derzeit 700.000 €), als Freiberufler unabhängig vom Umsatz.

Entscheidend ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt, wenn das Geld bei dir ankommt, eine Ausgabe, wenn du zahlst. Nicht das Rechnungsdatum. Schreibst du im Dezember eine Rechnung und der Kunde zahlt im Jänner, ist das eine Einnahme im neuen Jahr.

Was in die Vorlage gehört

Das Blatt „Buchungen“ hat eine Zeile pro Zahlung:

• Datum - der Tag, an dem das Geld geflossen ist.
• Beleg-Nr. - deine Rechnungsnummer oder eine laufende Nummer für Eingangsbelege. So findest du den Beleg wieder, wenn das Finanzamt fragt.
• Beschreibung - was es war und für wen.
• Kategorie - aus einer Liste, z.B. Umsatzerlöse, Software & Abos, SVS-Beiträge, Kfz-Kosten. Die E1a-Kennzahl wird automatisch ergänzt.
• Einnahme oder Ausgabe - der Betrag, immer positiv. Als Kleinunternehmer ist brutto gleich netto, du brauchst keine USt.-Spalten.
• Konto - Bank, Kassa oder PayPal. Hilft beim Abgleich mit dem Kontoauszug.

Das Blatt „Übersicht“ rechnet daraus Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis, die Summen je E1a-Kennzahl, eine Monatstabelle und den Stand zur Kleinunternehmergrenze von 55.000 €.

So verwendest du die Vorlage

1. Vorlage herunterladen und in Excel, Numbers oder LibreOffice öffnen.
2. Im Blatt „Kategorien“ prüfen, ob die Kategorien zu deinem Geschäft passen. Umbenennen oder ergänzen ist erlaubt.
3. Jede Zahlung im Blatt „Buchungen“ eintragen - am besten gleich, wenn sie passiert, nicht gesammelt am Monatsende.
4. Einmal im Monat mit dem Kontoauszug vergleichen: Fehlt eine Zeile? Stimmt der Kontostand?
5. Am Jahresende die Übersicht an deinen Steuerberater schicken - oder die Werte je Kennzahl selbst in die E1a übertragen.

Fünf typische Fehler

• Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum. In der E/A-Rechnung zählt, wann das Geld fließt. Offene Rechnungen gehören noch nicht hinein.
• Private Ausgaben mitbuchen. Was du privat nutzt, ist keine Betriebsausgabe. Bei gemischter Nutzung (Handy, Auto) nur den betrieblichen Anteil - wie hoch der sein darf, klärst du mit deinem Steuerberater.
• Größere Anschaffungen sofort abziehen. Geräte bis 1.000 € (geringwertige Wirtschaftsgüter) darfst du sofort als Ausgabe ansetzen. Darüber wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben - das gehört nicht einfach in eine Zeile.
• Die Kassa vergessen. Barzahlungen - vom Kunden oder im Baumarkt - gehören genauso hinein wie Überweisungen.
• Den Jahreswechsel übersehen. Regelmäßige Zahlungen wie Miete oder SVS-Beiträge, die innerhalb von 15 Tagen um den Jahreswechsel fließen, gehören zu dem Jahr, für das sie bezahlt werden.

Kleinunternehmer: worauf du achten musst

Als Kleinunternehmer verrechnest du keine Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Jahr unter 55.000 € (brutto) bleibt. Auf jeder Rechnung steht dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Die Übersicht der Vorlage zeigt, wie viel Prozent der Grenze du schon erreicht hast. Wird es knapp, sprich früh mit deinem Steuerberater - nicht erst im Dezember.

Brauchst du eine passende Rechnung? Die kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer setzt den Hinweis automatisch und lässt die USt.-Spalte weg.

Wo Excel an Grenzen stößt

Ich habe meine eigene Buchhaltung jahrelang in einer Tabelle geführt. Das funktioniert, bis du mehr als ein paar Rechnungen im Monat schreibst. Dann tippst du jede Zahlung zweimal (einmal auf der Rechnung, einmal in der Tabelle), weißt nicht mehr, wer dir noch Geld schuldet, und eine überschriebene Formel fällt erst auf, wenn die Summe nicht stimmt.

Deshalb gibt es EPUfix: Angebot, Rechnung, Zahlung und Einnahme hängen zusammen, die E/A-Rechnung nach Kennzahl ist ein Klick, und dein Steuerberater bekommt ein fertiges Paket. Deine Tabelle kommt mit: Blatt „Buchungen“ als CSV speichern und importieren - die Spalten der Vorlage werden automatisch erkannt.

Häufige Fragen

Dieser Artikel und die Vorlage sind eine Hilfe zum Aufzeichnen, keine Steuerberatung. Beträge und Grenzen: Stand Oktober 2026. Die Zuordnung der Kategorien zu E1a-Kennzahlen ist ein Vorschlag - lass sie einmal von deinem Steuerberater prüfen.